ZAPYTANIE OFERTOWE O CENĘ USŁUG PROGRAMISTYCZNO-WDROŻENIOWYCH

Dotyczy projektu:

KREOCRM - Wdrożenie systemu B2B integrującego procesy organizacyjne w zakresie elektronicznej wymiany danych dot. zarządzania, zlecania i odbierania prac projektowych, kosztorysowania, fakturowania, wymiany dokumentacji, tworzenia baz zasobów

1. Zamawiający

KreoLabs to spółka założona w 2006 roku jako outsourcing software house zatrudniający do 30 osób w biurach firmy w Poznaniu i Łodzi.

Od 2009 roku spółka zaprzestała świadczenia usług programistycznych a zamiast tego przekształciła się w niewielki fundusz typu seed fund / angel capital - oferujący przedsięwzięciom on-line we wczesnym etapie rozwoju możliwość pozyskania zarówno pierwszego kapitału na stworzenie prototypu usługi, jak i dostępu do zaplecza technologicznego i mentoringu .

W 2012 roku spółka poza kontynuacją działalności inwestycyjnej powróciła do oferowania na rynku międzynarodowym wyspecjalizowanych usług programistycznych w formule IT outsourcing. Spółka oferuje swoje usługi software development najczęściej wybranym klientom międzynarodowym z którymi łączą ją wspólne projekty inwestycyjne online.

2. Przedmiot zapytania dotyczącego usług programistyczno-wdrożeniowych

Projekt KreoCRM polega na wdrożeniu systemu integrującego procesy zachodzące na wielu płaszczyznach w KreoLabs Sp. z o.o. oraz jej Partnerów. Efektem końcowym wdrożenia projektu będzie system pozwalający na zdecydowane usprawnienie tych procesów zarówno w KreoLabs Sp. z o.o. jak i firmach współpracujących (zarówno Klienci jak i Poddostawcy).

Moduły systemu KREOCRM – opis funkcjonalny:

• Moduł PROJEKTY - w skrócie moduł zarządzania zleceniami tj. projektami. Obejmuje proces zlecania, i przyjmowania zleceń, kosztorysów i protokołów odbioru prac wraz ich walidacją. Walidacja następuje przy wykorzystaniu certyfikowanego podpisu elektronicznego, zatwierdzone dokumenty trafiają automatycznie na platformę wymiany danych równoważną do EDI, gdzie są archiwizowane w ramach Modułu RAPORTY/ARCHIWUM.
  
  Przykładowe zastosowanie: możliwość wygenerowania bezpośrednio z Systemu KREOCRM przykładowego zlecenia i/lub kosztorysu.
  
  
• Moduł SPRZEDAŻ – automatyczne generowanie dokumentów księgowych (faktur, not, korekt, innych) w sposób automatyczny wprost z Systemu KREOCRM (przez Wnioskodawcę i Partnerów).
  System sam wygeneruje Fakturę zaraz po fakcie zamknięcia zleconych prac i po ich odebraniu na podstawie również automatycznie wygenerowanego protokołu zdawczo – odbiorczego (Moduł PROJEKTY).
  
  Faktura pobiera automatycznie dane Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy, kwotę, numer projektu, tytuł prac. Następnie, faktura taka jest automatycznie przekazywana do Zleceniobiorcy (Partnera integracji) celem walidacji poprzez wykorzystanie certyfikowanego podpisu elektronicznego. Zleceniodawca otrzymuje podpisaną już fakturę, jest ona także archiwizowana na platformie równoważnej EDI, dalej jest automatycznie importowana do Systemu Księgowego adresata. Na tej podstawie dokonywana jest płatność.
  
  Przykładowe zastosowanie: możliwość wygenerowania bezpośrednio z Systemu KREOCRM przykładowej elektronicznej faktury oraz wydruk faktur z systemu księgowego, które zostały wyeksportowane z Systemu KREOCRM.
  
  
• Moduł KOSZTY – Po nadaniu w Systemie KREOCRM unikalnego numeru inicjowanego Zlecenia. Wnioskodawca i Partnerzy rozpoczynają proces wyboru zasobów wewnętrznych i zewnętrznych (zakup usług przez Wnioskodawcę). Strony integracji korzystają z zintegrowanej Bazy Poddostawców w ramach Modułu RAPORTY/ARCHIWUM. Kolejnym krokiem jest ewidencja faktur kosztowych (z wykorzystaniem certyfikowanego podpisu elektronicznego). Moduł umożliwia także upload dokumentacji zakupowej w postaci zdjęć i skanów. Dalej wszystkie te informacje trafiają do Archiwum w ramach Modułu RAPORTY/ARCHIWUM.
  
  Przykładowe zastosowanie: możliwość pobrania bezpośrednio z Systemu KREOCRM przykładowych dokumentów zakupowych Wnioskodawcy.
  
  
• Moduł TRANSAKCJE – moduł ten pozwoli na import wyciągów bankowych z konta bankowego Wnioskodawcy oraz wyjaśniania (przypisywania) zachodzących operacji finansowych w odniesieniu do prowadzonych projektów (Moduł PROJEKTY), wystawianych faktur przychodowych (Moduł SPRZEDAŻ) oraz faktur kosztowych i pozostałych kosztów wewnętrznych związanych z realizacją Projektów (Moduł KOSZTY).
  
  Funkcjonalność ta pozwoli m.in. na przypisanie informacji o stanie płatności i cash flow oraz ogólnej sytuacji finansowej Spółki do realizacji poszczególnych Projektów. Możliwe będzie np. projektowanie etapów realizacji przyszłych projektów w oparciu o prognozę płynności finansowej w przyszłości zbudowanej w oparciu o wystawiane faktury przychodowe oraz rejestrowany faktury kosztowe.
  
  Moduł będzie posiadał funkcjonalność wzajemnego (bieżącego) ustalania sald płatności z Partnerami oraz automatyczną wysyłkę e-maili windykacyjnych w przypadku zidentyfikowania przeterminowanych należności.
  
  Przykładowe zastosowanie: możliwość wygenerowania bezpośrednio z Systemu KREOCRM listy opisanych transakcji finansowych zachodzących na rachunku bankowych za wybrany okres czasu wraz z informacją do jakich projektów (przychody, KOSZTY) poszczególne transakcje zostały przypisane. Dowodem realizacji wskaźnika może być także wydruk automatycznych e-maili przypominających dłużnikom o zaległościach o ile taka sytuacja w sensie przeterminowania należności zaistnieje.
  
  
• Moduł RAPORTY/ARCHIWUM - Moduł zbiera dane ze wszystkich pozostałych Modułów Systemu KREOCRM. Zapewnieni dostęp do zawsze aktualnych danych realizowanych prac podanych w formie Zestawień/Raportów, które w sposób syntetyczny przedstawiają aktualny status projektów w toku, w tym stopień zaangażowanych w dany projekt Zasobów (zewnętrznych i wewnętrznych) i realizowaną marżę.
  
  Dzięki temu Zlecający będzie mógł rozliczać czas pracy zaangażowanych Zasobów, ponadto Strony Integracji zyskają narzędzie do rozliczania zleconych prac pomiędzy sobą oraz w stosunku do Zasobów zewnętrznych co znacznie uprości proces rozliczania prac w oparciu o zrealizowane roboczogodziny. Każda przepracowania godzina będzie przypisywana do kosztów realizacji konkretnego projektu dzięki unikalnej numeracji projektów w Systemie KREOCRM, pozwoli na śledzenie rentowności poszczególnych prac, ustawienie wartości krytycznych dla minimalnej zyskowności projektów i funkcję alertu w przypadku nie spełnienia tych parametrów.
  
  Moduł ten w drodze generowanych danych i łączenia baz wszystkich Stron integracji będzie w sposób automatyczny tworzył Bazę Poddostawców (Zasób zewnętrzny).
  
  W Archiwum budowanym w ramach Modułu znajda się usystematyzowane wszystkie dokumenty wygenerowane w drodze współpracy z Partnerami oraz zasoby związane z realizacją prac projektowych.
  
  Przykładowe zastosowanie: możliwość wygenerowania bezpośrednio z Systemu KREOCRM przykładowego statusu realizacji wybranego Projektu, przykładowego raportu efektywności ekonomicznej wybranego zamkniętego już Projektu i/lub listy poddostawców (z Bazy Poddostawców) spełniających wybrane kryterium.
  
  
• Moduł „SAAS” Mobile Project Manager – niezależny technologicznie (na urządzenia mobilne) od Systemu B2B KREOCRM. Stanowi komplementarną funkcjonalność do Systemu KREOCRM to proste narzędzie do zarządzania projektami. Podmioty zintegrowane korzystają z danych projektowych zawartych w Modułach PROJEKTY oraz Module RAPORTY/ARCHIWUM, które są importowane do Modułu SAAS automatycznie. Strony integracji mogą korzystać w ten sposób z zasobów w postaci podstawowych danych zawartych w wymienionych Modułach a dotyczących realizowanych prac projektowych w dowolnym miejscu dysponując tylko urządzeniem mobilnym i internetem. W ten sposób można zarzadzań pracami w maksymalnie komfortowych warunkach przy minimalnych zasobach technicznych, w każdym niemal miejscu.
  
  
UWAGA: W przypadku dodatkowych pytań dot. funkcjonalności poszczególnych modułów prosimy o kontakt bezpośredni pod adresem email: info@kreolabs.com - chętnie odpowiemy na wszystkie Państwa pytania.



3. Harmonogram wykonania usług

Początek prac: 21.07.2014

ETAP I – termin do 30.09.2014
- Zakup prac programistycznych modułu PROJEKTY

ETAP II – termin do 31.12.2014
- Zakup prac programistycznych modułu SPRZEDAŻ
- Zakup prac programistycznych modułu KOSZTY

ETAP III – termin do 31.03.2015
- Zakup prac programistycznych modułu TRANSAKCJE
- Zakup prac programistycznych modułu RAPORTY
- Zakup prac programistycznych modułu „SAAS” Mobile Project Manager

Ww terminy są terminami ostatecznymi i nie podlegają żadnym zmianom ani negocjacjom.



4. Technologia informatyczna

Projekt KREOCRM ma zostać zrealizowany przy zastosowaniu następujących technologii informatycznych

- PostgreSQL lub MS SQL
- PHP

Integracja dotychczasowego systemu informatycznego Zleceniodawcy z systemami poszczególnych Partnerów ma zostać osiągnięta przy wykorzystaniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych, jakimi są zaawansowany podpis elektroniczny oraz Elektroniczna Wymiana Informacji w standardzie równoważnym ze standardem EDI.



5. Zapytanie Zleceniodawcy

Firma KreoLabs Sp. z o.o. zwraca się z prośbą o zgłaszanie ofert w przetargu na realizację systemu KREOCRM zgodnie z przedstawionym wyżej opisem funkcjonalnym systemu oraz ramami czasowymi (harmonogram).

Informujemy, że przedstawiona przez Państwa oferta będzie traktowana jako finalna i nieprzekraczalna – zarówno pod względem cenowym jak i terminowym.

Zwracamy uwagę, że podana przez Państwa cena łączna za realizację całego zamówienia (wynikająca z ew. sumy wycen realizacji poszczególnych modułów systemu) będzie podstawowym i jedynym kryterium wyboru dostawcy w naszym przetargu.

W przypadku zainteresowania potencjalną współpracą z nami nad projektem KREOCRM opisanym wyżej prosimy o przesłanie nam finalnej oferty Państwa firmy w terminie do 18 lipca 2014.